Hinweisgeberportal

Zweck des Hinweisgeberportals

Als Plexada GmbH legen wir großen Wert auf ein rechtskonformes und integres Verhalten. Um Fehlverhalten und Rechtsverstöße frühzeitig zu erkennen und abzustellen, haben wir gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine interne Meldestelle eingerichtet. Über dieses Portal können Sie Hinweise auf mögliche Missstände sicher und vertraulich abgeben.

Meldungen tragen dazu bei, Schaden von unserem Unternehmen, unseren Mitarbeitenden, Kundinnen und Kunden sowie der Allgemeinheit abzuwenden. Wir ermutigen Sie ausdrücklich, uns auf berechtigte Bedenken hinzuweisen.

Was gemeldet werden kann

Über die interne Meldestelle können Sie Verstöße melden, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Dazu zählen insbesondere:

• Straftaten sowie bestimmte Ordnungswidrigkeiten
• Verstöße gegen Vorschriften zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung
• Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und die Sicherheit informationstechnischer Systeme
• Verstöße gegen Vorgaben zum Umwelt-, Verbraucher- und Arbeitsschutz
• Verstöße gegen Vorschriften zur Produktsicherheit und -konformität
• Verstöße gegen kartell- und wettbewerbsrechtliche Bestimmungen

Bitte geben Sie ausschließlich Hinweise ab, die auf Tatsachen beruhen. Wissentlich falsche Meldungen sind unzulässig und können rechtliche Folgen haben.

Meldewege – so erreichen Sie unsere interne Meldestelle

Sie können sich auf verschiedenen Wegen an unsere interne Meldestelle wenden. Meldungen sind sowohl schriftlich als auch mündlich möglich. Auf Wunsch wird Ihnen ein persönliches Treffen ermöglicht.

• Online-Meldung: über unser vertrauliches Meldeportal
• Per E-Mail: hinweisgeber@plexada.de
• Per Telefon: +49 (0) 231 586870-0
• Per Post: Plexada GmbH, Interne Meldestelle, Edelrautenweg 8, 44289 Dortmund

Die eingehenden Meldungen werden ausschließlich von den hierfür benannten und zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen der internen Meldestelle bearbeitet.

Meldung abgeben

Vertraulichkeit und Schutz vor Repressalien

Ihre Identität sowie die Identität der von einer Meldung betroffenen Personen werden vertraulich behandelt. Die Informationen sind nur den zuständigen Personen der Meldestelle zugänglich. Eine Weitergabe Ihrer Identität erfolgt nur in den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen und grundsätzlich nur mit Ihrer Einwilligung.

Auf Wunsch können Sie einen Hinweis auch anonym abgeben. Wir bearbeiten anonyme Meldungen im Rahmen unserer Möglichkeiten.

Hinweisgebende Personen, die im Zeitpunkt der Meldung berechtigten Grund zu der Annahme hatten, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen, sind nach dem HinSchG vor Repressalien geschützt. Benachteiligungen wie Kündigung, Abmahnung, Versetzung, Diskriminierung oder sonstige Nachteile im Zusammenhang mit einer berechtigten Meldung sind unzulässig.

Ablauf nach Eingang Ihrer Meldung

Nach dem Eingang Ihrer Meldung gehen wir wie folgt vor:

• Sie erhalten innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung, sofern dies möglich ist und Sie dem nicht entgegenstehen.
• Die Meldestelle prüft, ob der gemeldete Sachverhalt in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt, und hält Kontakt zu Ihnen.
• Wir prüfen die Stichhaltigkeit der Meldung und ergreifen erforderlichenfalls angemessene Folgemaßnahmen zur Aufklärung und Abstellung des Sachverhalts.
• Spätestens innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie eine Rückmeldung über geplante bzw. bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie über die Gründe hierfür.

Externe Meldestellen

Neben der internen Meldestelle steht Ihnen die Möglichkeit offen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden – etwa an die beim Bundesamt für Justiz eingerichtete externe Meldestelle des Bundes. Die Wahl zwischen interner und externer Meldung steht Ihnen frei. Wir empfehlen, sofern wirksam gegen den Verstoß intern vorgegangen werden kann und Sie keine Repressalien befürchten, bevorzugt unsere interne Meldestelle zu nutzen.