Schluss mit Papierbergen – digitalisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse.

Rechnungen, Verträge und Belege verschwinden in Ordnern, Suchen kostet Zeit, Freigaben stocken. Wir bringen Ihre Dokumente in einen durchgängig digitalen, nachvollziehbaren und revisionssicheren Fluss.

Beratung anfragen So gehen wir vor

RechnungslaufDigital & automatisiert freigegeben

Dokument findenIn Sekunden statt Minuten

Ausgangssituation

„Wo liegt eigentlich der Vertrag von letztem Jahr?"

In vielen Unternehmen bestimmt Papier noch immer den Takt: Rechnungen wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch, Verträge liegen in Aktenordnern, Belege werden kopiert und abgeheftet.

Die Folgen spürt jeder: Dokumente sind schwer auffindbar, Freigaben verzögern sich, weil der zuständige Kollege gerade im Urlaub ist, und im Homeoffice fehlt der Zugriff komplett. Bei einer Prüfung wird die Suche zur Nervenprobe, und die Aufbewahrungsfristen im Blick zu behalten, gelingt kaum. Das kostet Zeit, Geld und Nerven – und birgt rechtliche Risiken.

Digitalisierung heißt hier nicht, Papier einzuscannen und abzulegen. Es heißt, die Prozesse dahinter neu und durchgängig zu denken.

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Kennen Sie das?

Typische Anzeichen, dass Ihre Dokumentenprozesse bremsen

Wenn Ihnen einer dieser Sätze bekannt vorkommt, kostet Papier Sie täglich Zeit und Nerven.

„Wo liegt eigentlich der Vertrag von letztem Jahr?"

Die Suche nach einem Dokument frisst regelmäßig Minuten – im Aktenordner, auf Laufwerken oder im Postfach der Kollegin.

„Die Freigabe hängt – Herr Müller ist im Urlaub."

Rechnungen bleiben liegen, Skonti verfallen, weil Freigaben an einzelne Personen und deren Schreibtisch gebunden sind.

„Erst ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen."

Medienbrüche zwischen Papier und Digital machen jeden Vorgang langsam, fehleranfällig und schwer nachvollziehbar.

„Hoffentlich fragt die Prüfung nicht nach dem Beleg."

Ob alle Belege vollständig, unverändert und fristgerecht aufbewahrt sind, kann niemand mit Sicherheit sagen.

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Unsere Lösung

Ein durchgängiges Dokumentenmanagement mit DocuWare

Wir digitalisieren nicht nur Ihre Dokumente, sondern die Prozesse dahinter: erfassen, zuordnen, freigeben, archivieren – automatisiert und nachvollziehbar. Mit DocuWare als bewährter Plattform entsteht ein zentrales, revisionssicheres Dokumentenarchiv, auf das Ihr Team von überall zugreift.

Automatische Erfassung

Eingehende Rechnungen und Belege werden ausgelesen, verschlagwortet und automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet.

Digitale Workflows

Freigaben laufen regelbasiert und ortsunabhängig – transparent nachvollziehbar, wer was wann bearbeitet hat.

Revisionssichere Archivierung

Dokumente werden gesetzeskonform und unveränderbar aufbewahrt – Fristen und Zugriffsrechte inklusive.

Digitalisierung in Zahlen

Ergebnisse, die sich messen lassen

Kennzahlen, für die wir bei der Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse stehen.

Schnellere Dokumentensuche per Volltext

Weniger Papier im digitalisierten Prozess

Kürzere Durchlaufzeit bei Rechnungsfreigaben

GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung

Das erreichen Sie

Was sich für Sie konkret verbessert

Jedes Dokument in Sekunden gefunden – per Volltextsuche statt Ordnerwühlen.
Schnellere Freigaben durch digitale Workflows – auch aus dem Homeoffice oder unterwegs.
Weniger Papier, Druck und Ablage – und damit spürbar geringere Kosten.
Rechtssichere Aufbewahrung mit automatisch eingehaltenen Fristen und lückenloser Nachvollziehbarkeit.
Entspannte Prüfungen – alle Belege sind vollständig, geordnet und sofort abrufbar.
Entlastete Mitarbeitende, die sich auf Wertschöpfung statt auf Ablage konzentrieren.

So gehen wir vor

In vier Schritten zum papierlosen Büro

Prozessorientiert statt technikverliebt.

Analysieren

Wir nehmen Ihre Dokumentenflüsse auf und finden die Prozesse mit dem größten Hebel.

Konzipieren

Wir gestalten digitale Workflows, Ablagestruktur und Berechtigungen passend zu Ihrem Betrieb.

Einführen

Wir richten DocuWare ein, binden vorhandene Systeme an und starten mit einem klaren Pilotbereich.

Ausrollen

Schulung, Rollout und laufender Support sorgen für Akzeptanz und einen reibungslosen Betrieb.

Passende Leistungen

Diese Leistungen bringen Sie ans Ziel

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Moderner Arbeitsplatz

Digitale Zusammenarbeit und Ablage – die ideale Basis für papierlose Prozesse.

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Data, AI & Analytics

Prozessautomatisierung und Auswertungen aus Ihren digitalen Dokumentendaten.

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Cybersicherheit

Zugriffsschutz und sichere Archivierung für Ihre sensiblen Dokumente.

Praxisbeispiel

So sieht das in der Praxis aus

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Industrie & Produktion

Rechnungsfreigabe vom Papierstapel in den digitalen Workflow

Ein Produktionsbetrieb kämpfte mit langen Durchlaufzeiten bei der Rechnungsprüfung. Mit DocuWare digitalisierten wir den kompletten Eingangsrechnungsprozess: automatische Erfassung, regelbasierte Freigaben und revisionssichere Archivierung – Skonti werden heute wieder zuverlässig genutzt.

−70 % Durchlaufzeit100 % revisionssicher0 verlorene Belege

„

Früher haben wir Rechnungen durchs halbe Haus getragen, heute ist alles in Sekunden auffindbar und die Freigaben laufen von selbst. Die Prüfung war zum ersten Mal völlig entspannt – jeder Beleg lag sofort vor.

Foto

Leiterin BuchhaltungProduktionsbetrieb im Mittelstand

FAQ

Häufige Fragen

Müssen wir dafür unsere gesamten Altbestände scannen?

Nein. Wir starten dort, wo der Nutzen am größten ist – meist bei laufenden Prozessen wie der Eingangsrechnung. Altbestände können bei Bedarf schrittweise oder nur anlassbezogen digitalisiert werden. So bleibt der Aufwand überschaubar.

Lässt sich DocuWare an unsere bestehende Software anbinden?

In der Regel ja. DocuWare lässt sich mit gängigen ERP-, Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystemen verbinden. Wir prüfen Ihre Systemlandschaft und richten die passenden Schnittstellen ein.

Ist die digitale Archivierung rechtlich anerkannt?

Ja. Eine revisionssichere Archivierung mit DocuWare erfüllt die Anforderungen an eine ordnungsgemäße, unveränderbare Aufbewahrung. Wir konfigurieren Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte entsprechend Ihren Vorgaben.

Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?

Durch den Start in einem klar abgegrenzten Pilotbereich sind erste spürbare Verbesserungen oft schon nach wenigen Wochen sichtbar – bevor die Lösung Schritt für Schritt auf weitere Bereiche ausgerollt wird.

Bereit für weniger Papier und schnellere Prozesse?

Lassen Sie uns über Ihre Dokumentenflüsse sprechen. Wir zeigen Ihnen, wo die Digitalisierung den größten Hebel bietet.

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