DocuWare – Schluss mit Papierbergen und verlorenen Dokumenten.
Mit DocuWare digitalisieren Sie Ihre Dokumentenprozesse: Rechnungen, Verträge und Belege werden zentral erfasst, automatisch durch Workflows geführt und revisionssicher archiviert – GoBD-konform und jederzeit auffindbar.
Papier kostet Zeit, Platz und Nerven.
Dokumente liegen in Ordnern, Postfächern und auf lokalen Laufwerken. Wer eine bestimmte Rechnung sucht, verliert schnell wertvolle Minuten – und im Ernstfall auch wichtige Belege.
Freigaben laufen per Zuruf oder E-Mail, niemand weiß, wo ein Vorgang gerade hängt. Bei Betriebsprüfungen wird das Zusammensuchen von Unterlagen zur Belastung, und die Anforderungen an eine GoBD-konforme, revisionssichere Aufbewahrung bleiben oft ungelöst. Das bremst Ihr Team und bindet Ressourcen, die Sie besser einsetzen könnten.
So gehen wir vorEin digitales Dokumentenmanagement, das mitdenkt.
DocuWare erfasst Ihre Dokumente automatisch, führt sie durch klar definierte Workflows und legt sie sicher ab – integriert in die Programme, mit denen Sie ohnehin arbeiten.
Automatische Erfassung
Belege werden per Scan oder E-Mail eingelesen, indexiert und den richtigen Vorgängen zugeordnet.
Digitale Workflows
Freigaben und Prüfungen laufen nachvollziehbar und automatisch – nichts bleibt liegen.
Revisionssichere Archivierung
Alle Dokumente werden GoBD-konform, unveränderbar und mit Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Was Sie davon haben
Weniger Suchen, schnellere Abläufe und die Sicherheit, jederzeit prüfungsfähig zu sein.
- Dokumente in Sekunden finden – per Volltextsuche statt Blättern in Ordnern.
- Schnellere Freigaben durch automatisierte Workflows mit klaren Zuständigkeiten.
- GoBD-Sicherheit durch revisionssichere, prüfungsfeste Archivierung.
- Ortsunabhängiges Arbeiten – Zugriff auf Dokumente aus Büro, Homeoffice und unterwegs.
- Weniger Platzbedarf und geringere Kosten durch den Wegfall physischer Archive.
- Nahtlose Integration in ERP, Microsoft 365 und Ihre bestehenden Fachanwendungen.
Die wichtigsten Bausteine im Überblick
Passgenau kombinierbar – vom digitalen Posteingang bis zur automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Digitaler Posteingang
Zentrale Erfassung von Post, E-Mails und Scans mit automatischer Indexierung.
Rechnungsverarbeitung
Belege werden ausgelesen, geprüft, freigegeben und an die Buchhaltung übergeben.
Workflow-Management
Freigabe-, Prüf- und Genehmigungsprozesse individuell und regelbasiert automatisiert.
Volltextsuche
Dokumente über Inhalte, Schlagworte und Metadaten in Sekunden wiederfinden.
Revisionssicheres Archiv
GoBD-konforme Aufbewahrung mit Fristen, Berechtigungen und lückenloser Protokollierung.
Integrationen
Anbindung an ERP, DATEV, Microsoft 365 und weitere Systeme über Standard-Schnittstellen.
In vier Schritten zum papierlosen Büro
Wir beginnen dort, wo der Nutzen am größten ist, und erweitern Schritt für Schritt.
Prozessanalyse
Wir nehmen Ihre Dokumentenflüsse auf und identifizieren die lohnendsten Anwendungsfälle.
Konzeption
Ablagestruktur, Workflows und Berechtigungen werden gemeinsam definiert und abgestimmt.
Einrichtung
DocuWare wird konfiguriert, an Ihre Systeme angebunden und mit Testdaten erprobt.
Rollout & Schulung
Ihr Team wird geschult, der Livebetrieb startet – bei Bedarf abteilungsweise.
Zuverlässig im Alltag – dauerhaft betreut
Ein Dokumentenmanagement ist erst dann wertvoll, wenn es dauerhaft rund läuft. Darum kümmern wir uns.
Betrieb & Updates
Wir halten Ihr System aktuell, überwachen es und sorgen für Verfügbarkeit und Datensicherung.
Anwender-Support
Feste Ansprechpartner beantworten Fragen und unterstützen Ihre Mitarbeitenden schnell und verständlich.
Weiterentwicklung
Neue Workflows und Anwendungsfälle bauen wir bei Bedarf einfach hinzu – Ihr System wächst mit.
So sieht das in der Praxis aus
Früher haben unsere Eingangsrechnungen tagelang auf Schreibtischen gelegen, bis sie freigegeben waren. Mit DocuWare laufen die Freigaben jetzt digital und nachvollziehbar. Die letzte Betriebsprüfung war entspannt wie nie – alle Belege waren mit wenigen Klicks da.
Häufige Fragen zu DocuWare
Machen Sie Ihr Büro papierlos.
Lassen Sie uns gemeinsam den Prozess finden, der Ihnen am meisten Zeit spart – konkret, greifbar und ohne Fachchinesisch.